Publier et diffuser un appel à contributions : une procédure en trois actes

Comment procéder pour publier et diffuser de manière efficace un appel à contributions ? Voici une méthode en trois étapes faciles à suivre : 1) recueillir les éléments permettant d’élaborer l’appel ; 2) publier l’appel ; 3) diffuser l’appel all over the world.

Avant tout, il conviendra de bien distinguer ce qui relève du travail dit scientifique (données fournies par les coordinateurs/trices du numéro) de ce qui relève du travail d’accompagnement (structuration des éléments, mise en page, mise en ligne).

Réunir TOUS les éléments

Il peut être utile de prévoir une réunion avec les coordinateurs/trices du numéro/dossier thématique (1 heure est généralement suffisante) pour caler les différents éléments et se répartir le travail :

élément à fournir coté scientifique coté technique
rédaction d’un argumentaire
(+ biblio éventuelle)
x relecture ortho-typo, structuration
établissement d’un calendrier x x
élaboration de la fiche Calenda x relecture ortho-typo + compléments éventuels

Il n’y a pas un modèle unique d’appel à contributions (un passage sur Calenda permet de s’en apercevoir aisément). Néanmoins, tout appel qui se respecte comportera a minima les éléments suivants :

  • titre de la revue
  • titre – et sous-titre éventuel – du dossier
  • noms des coordinateurs/trices dudit dossier
  • argumentaire
  • conditions de soumission
  • date limite
  • adresse de contact

Il n’est pas rare de trouver en plus des précisions sur le comité scientifique, un calendrier, une bibliographie, des précisions sur le processus de sélection des articles soumis, etc.

Publier l’appel

Sur le site de la revue (OpenEdition Journals)

L’appel trouvera sa place dans la rubrique (“collection” dans le langage Lodel) “Appels à contribution” (si cette rubrique n’existe pas sur votre site, je vous invite à vous rapprocher des équipes d’OpenEdition pour leur demander la mise en place de celle-ci).

Cette rubrique est composée de deux sous-rubriques : “Appels en cours” pour les appels… en cours et “Appels clos” pour les appels… clos (c’est rudement bien fait 🙂 ).

La sous-rubrique “Appels en cours” est une “rubrique d’actualités” ce qui permet son affichage en une du site, dans la colonne de droite (voir par exemple : https://journals.openedition.org/rac/).

Si le site est multilingue, s’assurer que ces rubriques et sous-rubriques sont bien traduites dans l’interface du site.

intitulé en français traduction en anglais traduction en espagnol
Appels en cours Call for papers Convocatorias
●      Appels en cours ●      Call for papers – open ●      Convocatoria vigente
●      Appels clos ●      Call for papers – closed ●      Convocatorias cerradas

Le petit conseil : une fois la date limite de réception des propositions dépassée, pensez à déplacer les appels de la rubrique “Appels en cours” à la rubrique “Appels clos” et ce pour toutes les langues (ça peut paraître logique mais on a vite fait d’oublier 😉 ).

Stylage du document pour Lodel

Le document stylé sera chargé en tant que Textes > Annonce et actualité.

Voici une proposition de stylage tout simple mais efficace :

  • titre : titre et sous-titre éventuel du dossier
  • sous-titre : “Date limite de réception des propositions : JJ mois AAAA”
  • langue
  • date de publication
  • Argumentaire
  • Recommandations
  • Calendrier
  • Biblio : inutile d’indiquer les DOI car, s’ils existent, ils seront automatiquement ajoutés aux références par Bilbo, l’outil d’annotation bibliographique d’OpenEdition 🙂

Exemple de rendu : https://journals.openedition.org/hms/2973

Important : c’est l’annonce publiée sur le site de la revue (sur lequel vous avez la main, en théorie) qui sera considérée comme la source officielle vers laquelle pointer.

Pas de site de la revue ou pas la main sur celui-ci ? Dans ce cas, vous pouvez passer cette étape : la source officielle de l’appel sera l’événement Calenda.

Sur Calenda

Pour faciliter le dépôt sur Calenda, je vous recommande de transmettre aux coordinateurs/trices du dossier une fiche contenant les éléments à renseigner.

Cette fiche devra comporter les éléments nécessaires à la publication sur Calenda. Elle est à renseigner dans toutes les langues souhaitées.

Elle peut être structurée en quatre parties :

  1. l’événement
    • titre du dossier dans toutes les langues
    • sous-titre éventuel dans toutes les langues
    • langue principale de l’annonce
    • coordonnées de la personne qui dépose l’annonce sur Calenda
    • résumé dans toutes les langues
    • contenu dans toutes les langues : le texte indiqué ici doit préciser le nom de la revue, l’argumentaire, les conditions de soumission
  2. la date
    • date limite de réponse à l’appel
  3. la catégorisation
    • type d’annonce : appel à contribution
    • catégorie principale : en choisir une seule
    • catégories secondaires : vous pouvez en choisir jusqu’à sept
    • mots-clés : en minuscules, séparés par des virgules. À sélectionner avec soin : c’est une autre manière d’accéder à l’appel.
  4. les contacts
    • noms, prénoms et adresses mail des coordinateurs/trices du dossier
    • liste des sites Internet de référence : vous indiquerez ici l’url de l’appel publié sur le site de la revue

Une fois cette fiche dûment renseignée, la procédure sera grandement facilitée et ne prendra que quelques minutes puisqu’elle consistera en un copier-coller des différents éléments dans les champs dédiés.

Diffuser l’appel

Au sein du comité de rédaction

Demandez aux membres du comité de rédaction de prendre en charge la diffusion de l’appel sur les listes de diffusion dédiées auxquelles elles et ils sont abonnés.

Sur les listes de diffusion du domaine

Objet : un titre clair et court mentionnant le nom court de la revue, le titre du dossier et le fait qu’il s’agisse d’un appel à contribution

Veillez à ne pas recopier l’intégralité de l’appel : indiquez seulement le résumé (teasing) et le lien vers l’appel complet sur le site de la revue pour que les personnes intéressées puissent s’y reporter.

Je mets ci-dessous un exemple d’un appel à contribution envoyé sur la liste “Vie scientifique” de l’EHESS. Vous pouvez l’adapter à vos besoins si vous le souhaitez.

Objet : HMS : AAC Médecine des eaux / CFP Water Medicine / CPA Medicina del agua

Chères et chers collègues,

La revue Nom de la revue lance un appel à propositions pour un numéro thématique consacré à… [vous pouvez reprendre ici le résumé affiché sur Calenda].

Les propositions (XXX signes environ, références bibliographiques incluses) devront être envoyées pour le JJ/MM/AAAA à Prénom Nom (mail) et Prénom Nom (mail).

En savoir plus : URL de référence de l’appel

Dear Colleagues,

The journal Name is launching a call for proposals for a thematic issue devoted to…

Proposals for articles (c. 5000 characters, including bibliographical references), in English, Spanish or French, should be sent by May 21st, 2021 to the following addresses: Prénom Nom (mail) and Prénom Nom (mail).

For further information: URL de référence de l’appel en anglais

Queridos colegas,

La revista Histoire, médecine et santé abre una convocatoria a la presentación de propuestas para un número temático dedicado a la…

Las propuestas (de unos 5000 caracteres, incluidas las referencias bibliográficas) deberán enviarse antes del 21 de mayo de 2021 a Prénom Nom (mail) y Prénom Nom (mail).

Más información: URL de référence de l’appel en espagnol

Dans la lettre mensuelle des laboratoires

Transmettez un petit chapeau (le résumé de Calenda est parfait pour ça) et l’url de référence à votre chargé·e de communication préféré·e (ou à vous-même si vous vous occupez également de cet aspect 😀 ).

Sur les réseaux sociaux : l’exemple de Twitter

Préparez un modèle à dupliquer facilement à chaque nouvel appel à publier. Ce modèle doit comprendre le titre de la revue, le titre du numéro, l’url de référence de l’appel, la date limite de soumission des contributions et quelques hashtags bien choisis.

Si l’appel existe en plusieurs langues, veillez à tweeter dans les différentes langues pour toucher un large public.

Choisissez avec soin les hashtags parmi ceux déjà existants dans le domaine (un petit tour sur les comptes liés au sujet est bien utile 🙂 ).

Voici comment je tweete les appels pour la revue Histoire, médecine et santé :

Tweet en français d'un appel à contributions pour un numéro de revue Appel à contributions pour un numéro de revue (tweets en anglais et en espagnol)

En fonction de la place que vous avez, vous pouvez aussi abréger “appel à contributions” en “AAC”.

Exemples :

  • AAC revue “Histoire, médecine et santé” : “Genre, santé et masculinités”. Date limite de réception des propositions : 15 avril 2021 https://journals.openedition.org/hms/2965 #histmed #histoire #medecine #santé #histsci
  • CFP journal “Histoire, médecine et santé” : “Gender, Health and Masculinities”. Deadline for proposals: April 15, 2021 https://journals.openedition.org/hms/2970…

Les fausses bonnes idées

Elles peuvent sembler super au premier abord mais vont s’avérer être galères à l’usage.

Voici une liste de choses à ne pas faire (en tout cas, je vous les déconseille, après, vous êtes libres de le faire quand même mais ne venez pas râler 🙂 ) :

  • copier-coller l’intégralité de l’appel sur une page Facebook ou sur le site du labo ou autre → si la date limite de soumission est amenée à être prolongée, il faudra penser à modifier la page en plus du site de la revue et de l’événement Calenda : forte probabilité de ne pas y penser.
    La bonne pratique : j’indique le lien vers la source officielle 🙂
  • publier l’appel en français puis, quand ils sont prêts, les appels dans les autres langues → l’appel sera moins bien diffusé et les contributions en français risquent d’être majoritaires au détriment de contributions potentiellement intéressantes dans d’autres langues. De plus, cela ajoute du travail aux collègues de Calenda qui doivent mettre à jour l’événement X fois.
    La bonne pratique : je précise aux coordinateurs/trices que j’ai besoin de l’ensemble des éléments traduits au même moment pour pouvoir publier toutes les versions le même jour (d’où l’intérêt d’avoir préparé la fiche à compléter 😉 ).

Voilà comment j’ai l’habitude de procéder pour les appels à contributions. Cela fonctionne plutôt bien (les revues reçoivent des propositions, plutôt intéressantes dans l’ensemble puisqu’elles donnent lieu à la publication de numéros 🙂 ).

N’hésitez pas à grappiller ce qui peut vous être utile et à partager en commentaires vos propres pratiques et vos bonnes idées.



Citer ce billet
Céline Barthonnat (2021, 15 août). Publier et diffuser un appel à contributions : une procédure en trois actes. Insécable. Consulté le 16 juin 2024, à l’adresse https://insecable.hypotheses.org/48

Auteur/autrice : Céline Barthonnat

Éditrice

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